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  • Elizabeth Estrada Correa

Tiempo, el Nuevo Oro de Nuestras Vidas

Actualizado: jun 1




Para todos es claro que el tiempo se ha vuelto un recurso muy valioso porque no hay como recuperar lo que hicimos ayer y cada vez estamos inmersos en más actividades que nos hacen valorarlo demasiado. Dado que si invertimos mal el tiempo, tendremos una pérdida económica asociada al costo de oportunidad: Si hubiera destinado este tiempo en X actividad me habría ganado $YYY.YYY cantidad


Imagen 1: Relación entre el tiempo y el dinero


Por este motivo debemos buscar nuevas formas que nos ayuden a reducir el tiempo en las actividades que hacemos habitualmente, para invertir menos esfuerzo en las labores que no son relevantes y liberar tiempo para lo que cobra mayor relevancia, porque las prioridades en nuestra vida van evolucionando y entre más nos demoremos en reconocerlo, más nos costará adaptarnos a estos cambios.

Estamos en una época en la que se ha vuelto usual emplear diferentes fuentes de información para construir nuestros informes, dado que el trabajo en equipo es el estándar en las mayorías de empresas, por lo que dependemos del trabajo de otras personas para realizar nuestras actividades y por ende, debemos acceder al sistema de información o archivos que emplean las otras personas para registrar la información.


Imagen 2: Diferentes fuentes de información que afectan nuestro tiempo = dinero


La buena noticia que tenemos es que tenemos las siguientes claves para reducir el tiempo que empleas en la construcción de tus informes:


1. Tablas dinámicas: Excel cuenta con una funcionalidad llamada tablas dinámicas que nos permite generar informes de una forma muy sencilla. Las tablas dinámicas las podemos asociar a un archivo en Excel que contenga toda la información o podemos asociarlas a fuentes más especializadas como puede ser una base de datos en Access o SQL server que se conectan a través de una conexión con el servidor de base de datos.

La clave para elaborar tus tablas dinámicas esta en la calidad en la información. Aunque este aspecto puede ser el que más tiempo nos consume, con el siguiente ítem lo podemos reducir considerablemente.

Imagen 3: Selección de fuente de datos para una tabla dinámica

2. Funciones de Excel para corregir errores: En Excel tenemos cientos de funciones que nos van a ayudar a corregir los errores en el tipo de información, estos errores suelen ocurrir cuando exportamos información de un sistema de información (por ejemplo SAP) y la guardamos en Excel, en estos casos para no perder la presentación de los números, se almacenan como textos y estos datos no nos permiten realizar operaciones matemáticas tan sencillas como una suma o más elaboradas. En este caso te sugerimos:


a. VALOR: Convierte un número almacenado como texto en número

b. VALOR.NUMERO: permite invertir los caracteres que hacen alusión a los decimales y el separador de miles (comas y puntos) que cambian por la configuración regional de nuestros computadores. Es un error muy habitual cuando extraemos información de bases de datos en ORACLE o SQL Server.

c. FECHA: Nos permite volver un dato que tenemos en números aislados en fecha, es decir cuando tenemos el mes, el día y el año en columnas independientes y necesitamos fusionarlos en una sola columna.

d. ESPACIOS: Elimina los espacios en blanco al comienzo o al finalizar un valor en una celda de Excel.

e. REDONDEAR: redondea un número a la cantidad de decimales requeridos

f. TEXTO EN COLUMNAS: Es una funcionalidad, no un valor, que nos permite separar el texto dependiendo de un carácter específico (por ejemplo el espacio en blanco).

g. EXTRAE, IZQUIERDA y DERECHA: Son funciones de texto que fraccionan un texto por una cantidad específica de caracteres.

3. Referencias en Excel: Para procesar grandes volúmenes de datos en Excel es indispensable dominar las referencias en Excel, ya que estas son la base de para cualquier función de Excel, desde una suma hasta funciones financieras como TIR o funciones de búsqueda como BUSCARX. Las referencias que tenemos en Excel son:

Imagen 4: Tipos de referencias en Excel

Aprende más técnicas para reducir el tiempo que empleas para generar informes en nuestro curso de Excel Intermedio, conoce más información en: https://www.clasedeexcel.com/excel-intermedio



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