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  • Elizabeth Estrada Correa

La Nueva Tendencia de Automatizar Procesos

Actualizado: hace 5 días


¿Por qué esta de moda automatizar procesos?

Para todos los que trabajamos en una empresa es muy usual escuchar que la empresa busca reducir costos y aumentar ventas, es un común denominador a nivel empresarial sin importar el tamaño o sector de la empresa. Por este motivo es que los responsables de las empresas están empezando a darle mayor relevancia a las inversiones en tecnología para automatizar procesos ¿Por qué? La respuesta es sencilla y es que apoya los 2 objetivos básicos de las empresas actualmente:


1. Aumentar ventas: Al reducir el tiempo que necesitan los asesores comerciales para ejecutar sus actividades, pueden liberar tiempo para cerrar más negocios, contactar nuevos clientes y generar mayores prospectos comerciales en la medida que dejan que el computador realice las actividades repetitivas para dedicarse a su razón de ser: asesorar con un toque diferencial a sus clientes para generar ventas.

2. Disminuir costos: La automatización de procesos disminuye la cantidad de horas humanas que se deben invertir para procesar datos, por lo que se puede destinar el tiempo que emplean las personas de equipos administrativos u operativos en ejecutar actividades que generen más valor para la empresa y así no se necesita contratar nuevas personas o se le pueden asignar nuevas responsabilidades a las personas que dejar de realizar actividades repetitivas.


Aunque no es un objetivo, un aspecto que tiene una relevancia clave en estos momentos es Eliminar el error humano dado que en algún momento podemos desconcentrarnos en un proceso que estamos ejecutando y podemos cometer errores que nos pueden originar un pago errado de una comisión a un agente comercial o el descuento errado a una factura que no aplicaba para realizar esta disminución en el pago o la eliminación por error de un comprobante de pago y por ende la contabilización de unos intereses de mora que no son reales, etc. La cantidad de errores que podemos cometer en los procesos son innumerables porque nos interrumpió una llamada, llego un compañero a nuestro puesto de trabajo, nos acordamos de algo que nos desconcentra. A los algoritmos que son la base de cualquier automatización no le pasa lo que acabamos de enunciar. Por eso la automatización de procesos esta tomando cada vez más protagonismo en la mayoría de las empresas.


Existen diferentes tecnologías para automatizar procesos dependiendo de las necesidades de disponibilidad de la información y volumen de datos, en donde dependiendo de la complejidad del proceso y las expectativas que se tienen en la compañía, se requerirá una inversión económica mayor o menor.


En la mayoría de los casos una macro en Excel es la mejor solución para mantener equilibrada la relación: COSTO Vs BENEFICIO. Dado que el éxito de un proyecto de automatización depende de los beneficios que logremos medir al automatizar el proceso con respecto a la inversión en dinero que hicimos para llevarla a feliz término.


Las bondades que tiene una macro en Excel y por eso se han vuelto tan populares son:


1. Facilidad de programación: El lenguaje de programación que utilizan las macros es Excel se llama Visual Basic, el cual es el lenguaje de programación más fácil de aprender en el mercado.


2. Entorno de Excel: Al ser una herramienta inmersa en Excel, tiene una integración natural con Excel por lo que usualmente las macros leen archivos de Excel, realizan una serie de procesos en Excel y al final nos entregan un resultado en Excel. Al ser Excel una herramienta ampliamente usada en entornos laborales y académicos es muy factible que los usuarios vean las macros como una solución amigable, dado que no les toca aprender a usar otro aplicativo para aprovechar las bondades de la automatización.


Imagen 1 (macro con dashboard – cuadro de indicadores) de Excel

3. Reutilización de funciones de Excel: Como dice la sabiduría popular “no inventes la rueda” es decir que no te pongas a inventar lo que ya está inventado, por este motivo puedes usar TODAS las funciones que tiene Excel y con la macro simplemente las llamas y realizas las actividades que Excel no es capaz de hacer (como por ejemplo manejar rangos dinámicos para una tabla dinámica que dependiendo del mes seleccionado debe modificar las celdas que toma para sus cálculos).


4. Interacción con elementos de Visual Basic: Para volver más robustas tus macros, puedes emplear botones, formularios, contenedores, mensajes de captura de datos, entre otros elementos de la interfaz gráfica de Visual Basic para volver más amigables o robustas tus macros (las puedes hacer parecer aplicaciones desarrolladas en otra interfaz).

Imagen 2 (macro con ventana de progreso en Visual Basic).

5. Conexión con otras aplicaciones: Las macros se pueden conectar con otras aplicaciones de la suite de Office como Access (motor de base de datos), Outlook (procesador de correos electrónicos), Word (procesador de palabras) y también se puede poner en contacto con otras aplicaciones externas como Acrobat Reader (PDF), motores de bases de datos en Oracle, MySQL, SQL Server. ERP como SAP, incluso podemos interactuar directamente con el sistema operativo Windows


Por eso desde www.ClasedeExcel.com te recomendamos:


1. Si cuentas con el tiempo y tienes ganas de mejorar tu perfil profesional: Aprender a programar macros con nuestro curso de Visual Basic en el cual te enseñamos desde cero o perfeccionamos tus conocimientos en macros.

2. Si necesitas la macro lo más pronto posible: Documentar el proceso que deseas automatizar y buscar una empresa como Clase de Excel para que te creen la macro a la medida de tus necesidades.




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