{"id":258,"date":"2021-01-07T13:46:08","date_gmt":"2021-01-07T13:46:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.clasedeexcel.com\/blog\/?p=258"},"modified":"2022-03-18T12:53:20","modified_gmt":"2022-03-18T17:53:20","slug":"tips-para-crear-informes-en-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.clasedeexcel.com\/blog\/tips-para-crear-informes-en-excel\/","title":{"rendered":"Tips para Crear Informes en Excel"},"content":{"rendered":"\n\n\n

\u00bfAlguna vez has sentido que estas dando vueltas en el mismo punto? No te preocupes que esto es m\u00e1s normal de lo que crees y por eso es por lo que nos cuesta tanto stress definir el procedimiento que debemos estandarizar para que el nuevo informe no se vuelva un agujero negro de tiempo.Crear informes es f\u00e1cil. <\/p>\n\n\n\n

A continuaci\u00f3n vamos a recopilar una serie de tips que te permitir\u00e1n saltar los obst\u00e1culos m\u00e1s comunes en la construcci\u00f3n de informes:<\/p>\n\n\n\n

1.Datos num\u00e9ricos almacenados caracteres:<\/mark><\/strong> <\/h2>\n\n\n\n

es usual que los sistemas de informaci\u00f3n para mantener la est\u00e9tica de los n\u00fameros los exporten en un formato de texto, esto sucede porque por ejemplo las columnas donde tenemos dinero el n\u00famero viene acompa\u00f1ado del s\u00edmbolo del dinero, luego un espacio en blanco y luego el n\u00famero, con un separador de miles que es la coma y un separador de decimales que es el punto. En este caso vamos a realizar el siguiente proceso:<\/p>\n\n\n\n

Seleccionamos la columna o columnas con este inconveniente, luego oprimimos la tecla control y la tecla L. Nos aparecen 2 campos \u201cBuscar\u201d en donde ponemos el car\u00e1cter que vamos a eliminar o cambiar y \u201cReemplazar con\u201d para dejarlo en blanco si queremos eliminar datos o escribimos el car\u00e1cter que deseamos. Por ejemplo si vamos a cambiar el punto por coma para los decimales, en el primer campo ponemos punto y en el segundo la coma.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a>
Imagen 1. Buscar y reemplazar (Control L).<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Es muy importante tener presente el orden en que se reemplazan los caracteres, ya que por ejemplo primero se debe eliminar el separador de miles y luego el de los decimales, porque de lo contrario da\u00f1amos el n\u00famero.<\/p>\n\n\n\n

2.Datos num\u00e9ricos almacenados como textos: <\/mark><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Tenemos muchas columnas que tienen n\u00fameros pero al realizar operaciones matem\u00e1ticas se obtiene el n\u00famero cero. Esto se presenta porque el n\u00famero en realidad esta almacenado como un texto. En este caso no sirve para nada que empecemos a modificar el formato de celda, dado que esto es un ajuste presentaci\u00f3n (visualizaci\u00f3n) de los datos, m\u00e1s no de edici\u00f3n. Para esto tenemos una funci\u00f3n llamada VALOR, la cual transforma el texto en n\u00famero<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a>
Imagen 2. Valor.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Como ves en la imagen el n\u00famero almacenado en la celda H85 Excel lo identifica como un texto porque esta dentro de comillas y el resultado de la funci\u00f3n ya no las tiene.<\/p>\n\n\n\n

3.Espacios en blanco dentro de la celda:<\/mark><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

tenemos muchos casos en los que las personas por error ponen espacios en blanco cuando escriben n\u00fameros o los pone el sistema para alinear los n\u00fameros en la columna. Como los espacios en blanco no son visibles para el ser humano es dif\u00edcil de identificarlos pero ten presente que cualquier n\u00famero acompa\u00f1ado de un espacio en blanco se convierte en texto y se puede usar en funciones matem\u00e1ticas tan simples como una suma. As\u00ed que tenemos la funci\u00f3n ESPACIOS que nos elimina estos caracteres al principio o al final del n\u00famero.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a>

Imagen 3. Espacios.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

4.Texto en columnas: <\/mark><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Tenemos muchos casos en los que tenemos funcionada la informaci\u00f3n en una sola columna pero necesitamos separarla (por ejemplo los nombres y apellidos de los clientes) para esto tenemos una funcionalidad muy pr\u00e1ctica llamada \u201cTexto en Columnas\u201d la cual esta ubicada en la pesta\u00f1a de \u201cDatos\u201d, para usarla debemos seleccionar toda la columna que necesitamos separar. Luego oprimimos el bot\u00f3n texto en columnas y seguimos los siguientes pasos:<\/p>\n\n\n\n

a.<\/mark><\/strong> PASO 1<\/mark><\/strong>: <\/h2>\n\n\n\n

si tenemos un car\u00e1cter que nos delimita hasta donde va la informaci\u00f3n (por ejemplo un espacio en blanco) seleccionamos delimitados<\/em>. Si sabemos la cantidad de caracteres que quedar\u00e1n en cada columna (por ejemplo que los tel\u00e9fonos fijos siempre son de 7 n\u00fameros) seleccionamos ancho fijo.<\/em> <\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a>
Imagen 4. Paso 1.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

b. PASO 2<\/mark><\/strong>: <\/h2>\n\n\n\n

seleccionamos el car\u00e1cter que separa las nuevas columnas que deseamos crear. Si el car\u00e1cter no esta en el listado seleccionamos la opci\u00f3n Otro <\/em>y lo escribimos en el cuadro de texto contiguo<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a>
Imagen 5. Paso 2.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Si deseamos configurar el formato de celda de las nuevas columnas oprimimos el bot\u00f3n \u201cSiguiente\u201d de lo contrario oprimimos el bot\u00f3n \u201cFinalizar\u201d para terminar la divisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

5.Fecha:<\/mark><\/strong>\u00a0 <\/h2>\n\n\n\n

Para que una fecha sea v\u00e1lida en Excel debe tener 3 elementos (d\u00eda, mes y a\u00f1o) pero es s\u00faper usual que los sistemas de informaci\u00f3n exporten las fecha con solo 2 elementos (por ejemplo el mes y el a\u00f1o) por lo que Excel no los reconoce como fechas sino como textos y este inconveniente tendr\u00e1 incidencia si vas a realizar una tabla din\u00e1mica o si ordenas los datos. Por ejemplo si tenemos la informaci\u00f3n como se ve en la siguiente imagen:<\/p>\n\n\n\n

\"Es<\/a>
Imagen 6. Ejemplo.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Tenemos una soluci\u00f3n muy sencilla, seleccionamos la columna con las fechas, luego oprimimos las teclas \u201cControl\u201d y \u201cL\u201d y finalizamos ingresando en el campo \u201cBuscar\u201d de y en el campo reemplazar con \/ como se ve en la imagen<\/p>\n\n\n\n

\"crear<\/a>
Imagen 7. Reemplazar.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Oprimimos el bot\u00f3n \u201cReemplazar todos\u201d y quedan convertidas todas las celdas en fechas<\/p>\n\n\n\n

Con estos 5 consejos estamos seguros que vas a ahorrar mucho tiempo en el procesamiento de los datos que empleas para desarrollar tus informes \u00bfDudas? Escr\u00edbenos al WhatsApp +57 304 6275061 o en nuestras cuentas en Twitter o Instagram como @clasedeexcel. Si quieres aprender m\u00e1s te invitamos a inscribirte en nuestro curso de Excel para negocios en: https:\/\/www.clasedeexcel.com\/cursos\/curso-excel-intermedio<\/a><\/p>\n\n\n\n

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