Microsoft Word es una de las herramientas más utilizadas para la creación de documentos, pero también es una de las más subestimadas. Aunque su interfaz es amigable, es común cometer errores que afectan la presentación, legibilidad o incluso la funcionalidad del archivo. En este artículo te compartimos errores usando Word que son bastante comunes, y cómo evitarlos para que tus documentos luzcan más profesionales y organizados.
Usar espacios para alinear texto
Muchas personas intentan centrar o alinear texto usando la barra espaciadora. Esto causa que el texto se vea desordenado y mal distribuido, especialmente si se abre en otro dispositivo. Para solucionarlo utiliza las herramientas de alineación del menú “Inicio” (izquierda, centro, derecha o justificada) y configura correctamente las tabulaciones o tablas si necesitas una alineación más precisa.
No usar estilos para títulos y subtítulos es uno de los errores usando Word
Escribir los títulos manualmente (cambiando el tamaño o el color) en lugar de aplicar estilos predefinidos. Esto complica la navegación del documento y la creación automática de índices. Mejor usa los estilos de Word (como “Título 1”, “Título 2”, etc.) desde el grupo “Estilos”. Así puedes generar tablas de contenido automáticamente y mantener un formato coherente.
Insertar saltos de línea con Enter repetidamente
El error es presionar varias veces la tecla Enter para crear espacio entre secciones o empezar una nueva página. Es preferible si utilizas el “Salto de página” (Ctrl + Enter) o “Espaciado antes/después” en el menú de párrafo. Esto asegura un formato limpio, especialmente si el documento se edita más adelante.
No activar la corrección ortográfica y gramatical es uno de los errores usando Word
Redactar sin revisar errores ortográficos o gramaticales es un grave error que daña la credibilidad del documento. Activa la revisión ortográfica desde la pestaña “Revisar” y asegúrate de que el idioma esté correctamente configurado. Además, haz una lectura final, ya que no todos los errores se detectan automáticamente.
Copiar y pegar texto sin limpiar el formato son grandes errores usando Word
Pegar contenido desde internet o PDF sin eliminar el formato original, lo que puede generar texto con diferentes estilos, tamaños o fuentes, o espaciados en lugares donde no debería. Puedes usar la opción de “Pegar solo texto” (Ctrl + Shift + V) o el botón “Conservar sólo texto” en las opciones de pegado para unificar el formato.
No guardar en el formato correcto
El error está en guardar documentos importantes solo en formato .docx sin crear versiones PDF para enviar o compartir. Al terminar un documento, guarda una copia en PDF desde “Archivo > Guardar como > PDF”. Esto evita problemas de compatibilidad y asegura que el formato se mantenga.
Ignorar el uso de encabezados y pies de página son errores usando Word
No incluir información básica como número de página, título del documento o fecha es un error enorme. Usa los encabezados y pies de página desde la pestaña “Insertar”. Esto aporta orden y profesionalismo al documento, sobre todo en trabajos extensos.
Word es una herramienta poderosa si se utiliza correctamente. Evitar estos errores comunes no solo mejora la presentación de tus documentos, sino que también te ahorra tiempo y evita frustraciones innecesarias. Con un poco de práctica y atención al detalle, puedes sacarle el máximo provecho y destacar con cada archivo que entregues.
